Artemis 7

Pilotage et contrôle des investissements

Version 7 d’Artemis 7 disponible !

• Interface Utilisateur entièrement revue aux standards XP, plus intuitive
• Fonctions avancées de planification
• Performances accrues

Le groupe Trilogy, nouvel actionnaire unique et privé d’Artemis depuis juillet 2006, a mis en place des moyens importants pour accélérer le développement et la performance de la plateforme technologique Artemis 7 dont une nouvelle version majeure est sortie en juillet 2007.
La mise en place d’un nouveau processus qualité 100% automatisé permet à nos clients de bénéficier de nombreux avantages à partir de cette version (moins de défauts, plus de nouvelles fonctions en moins de temps, application de "use cases" plus rapide...). Artemis 7, progiciel entièrement Web, supporte les processus métiers clefs et les rôles définis pour chacune des solutions dédiées. Il permet le déploiement de multiples solutions sur une plateforme commune de pilotage et de contrôle des investissements, garantissant ainsi une intégration simple, une consolidation et une analyse de tous les investissements. Cliquez sur chaque module pour plus d’information

L’architecture fonctionnelle globale d’Artemis 7 comprend un ensemble de processus descendants et ascendants (top-down et bottom-up), qui permet aux acteurs de se concentrer sur les décisions stratégiques.

Traduire la stratégie dans un portefeuille intégré d’investissements Réaliser le bon équilibre et sélectionner le meilleur ensemble d’investissements pour atteindre les objectifs métiers Donner la priorité et financer les investissements générant le plus de valeur pour générer un maximum de bénéfices Concilier le portefeuille et les budgets de l’organisation pour aligner les objectifs stratégiques et opérationnels Accroître la visibilité sur les besoins en ressources et optimiser l’utilisation des compétences pour maîtriser les coûts S’assurer que l’exécution, la réalisation des bénéfices et la performance sont en lignes avec les objectifs

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Que ce soit au niveau global ou d’une unité, les processus de pilotage et contrôle des investissements impliquent de multiples acteurs. Artemis 7 permet de configurer des niveaux d’accès basés sur les rôles, qui permettent aux utilisateurs d’accéder aux différents modules et fonctions de la solution suivant leurs besoins. Cette approche simplifie grandement l’utilisation, en garantissant que chaque utilisateur ne dispose que des fonctionnalités et des données nécessaires à son rôle. Une communication basée sur les événements vers des utilisateurs spécifiques est possible. Ceci est vital pour aider les différents acteurs à prendre les bonnes décisions au bon moment et à aligner leurs efforts sur la stratégie globale de l’organisation.

Artemis 7 est le seul progiciel à utiliser un workflow intégré en fournissant des modèles de méthodologies de gestion des investissements et des projets. Ces modèles de gouvernance contiennent les phases, les jalons et les décideurs impliqués dans le cycle d’approbation et de financement de chaque investissement, comprenant les étapes de revue et d’autorisation. L’application utilise des workflows pour alerter les décideurs identifiés afin de revoir et d’approuver les différents jalons et phases tout au long du cycle de vie des investissements, programmes et projets. Les modèles de méthodologies de projets appliquent les mêmes principes, mais au niveau de la réalisation du projet. Les membres de l’équipe doivent ainsi revoir, compléter ou approuver les jalons clefs, les livrables et les phases de leur projet. Le workflow peut être modélisé pour les différentes phases de chaque investissement ou projet, et les responsabilités ainsi transférées en fonction des rôles et de l’état d’avancement. Artemis 7 permet de suivre et de conserver les changements liés aux informations clefs d’un projet, telles que le statut des phases, les points de décisions, et ce notamment avec la méthodologie des jalons, couramment appelée « gate process ». D’autres indicateurs de performance tels que coûts, bénéfices, délais et risques sont également stockés et disponibles. Des triggers peuvent être paramétrés en fonction des changements d’une information clef, pour envoyer aux acteurs concernés des alertes sur les incidents majeurs dans le portail Artemis 7 ou la messagerie.

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Définir et classer les investissements

Artemis 7 permet un accès rapide et centralisé à l’ensemble des informations sur les investissements : coûts prévus et réels, délais, bénéfices financiers ou non, besoins en ressources, risques et incidents, dépendances et tout document associé.

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Définir les priorités des investissements
Les investissements proposés, une fois saisis, peuvent être rapidement et facilement notés et classés en utilisant toute combinaison de critères tels que l’adéquation avec la stratégie, le retour sur investissement, le risque, la disponibilité des ressources. Ces techniques garantissent la sélection du meilleur ensemble d’investissements correspondant aux objectifs stratégiques et aux capacités financières et humaines de l’entreprise.

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Maintenir la visibilité sur les décisions budgétaires et l’allocation des ressources Artemis 7 intègre des workflows d’approbation des financements afin de garantir la traçabilité des décisions et de s’assurer que les acteurs engagent leur responsabilité tout au long du cycle de vie de l’investissement. Grâce à Artemis 7, les responsables d’investissements et les détenteurs de budgets peuvent négocier et approuver le financement des investissements par les différents départements de l’organisation. D’un seul coup d’œil, les détenteurs de budgets peuvent voir quels investissements ils ont accepté de financer, et à quel niveau.

Réexaminer régulièrement le portefeuille
Un environnement économique en perpétuel changement demande une revue régulière et coordonnée du portefeuille. Artemis 7 produit des tableaux de bord personnalisés illustrant l’état des investissements sous de multiples perspectives, telles que coûts, délais, bénéfices attendus, risques ou encore indicateurs clefs de performance (KPI) personnalisés. Le retour sur investissement peut être ainsi réactualisé en permanence, ainsi que les résultats de la valeur actuelle nette.

Grâce aux alertes émises dans la page d’accueil ou la messagerie, Artemis 7 indique automatiquement aux responsables d’investissements et autres acteurs les points sur lesquels ils doivent se focaliser. De meilleurs temps de réaction accélèrent les prises de décisions, favorisent les économies et optimisent les opportunités. Modéliser des stratégies alternatives d’investissements Les organisations qui réussissent sont capables de réagir plus rapidement au changement que leurs concurrents. Artemis 7 permet de faire des simulations sophistiquées sur les stratégies alternatives en modélisant les implications des changements potentiels du portefeuille sur les coûts et les ressources.

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Evaluer les risques et incidents sur les investissements
Artemis 7 permet d’identifier les risques sur les investissements, de les quantifier et de les suivre. La clef de la gestion des risques réside dans la désignation de responsables capables de collaborer avec les autres acteurs et de partager les documents sur les stratégies appropriées de réduction des risques. C’est encore grâce aux mécanismes d’alertes et de souscriptions que les responsables pourront suivre de près l’état et la résolution des risques et des incidents.

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Lier les financements aux résultats attendus

Outre sa capacité à gérer le processus d’approbation budgétaire et à piloter en continu les investissements pluriannuels, Artemis 7 est le seul progiciel sur le marché à proposer des fonctionnalités permettant aux organisations d’élaborer des budgets opérationnels qui reflètent les priorités et les objectifs, via un processus appelé "budgétisation basée sur la performance".

Ce processus valorise les données de performance attendue pour les décisions d’attribution de ressources et pour l’élaboration et la révision des budgets opérationnels. De plus, elle fait le lien entre les financements et les résultats. De cette façon, les budgets reflètent véritablement les priorités stratégiques et opérationnelles et sont liés à des objectifs mesurables, financiers ou autres. Artemis 7 répond aux besoins de tous ceux qui sont impliqués, que ce soit le responsable d’investissement qui recherche des financements auprès de toute entité de l’organisation, le détenteur de budget qui finance tout ou partie d’un investissement, ou encore le contrôleur de gestion qui arbitre au final sur les décisions de financement. Artemis 7 donne à ces acteurs des informations claires et précises sur les besoins de financement. Il en résulte un processus d’élaboration budgétaire souple et dynamique qui produit des budgets réellement orientés vers la performance.

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Artemis 7 propose une approche facile de la planification des programmes et des projets, couvrant l’ensemble du cycle de vie des projets, depuis leur création jusqu’à leur clôture. Cette approche top-down permet aux responsables de programmes et de projets de définir initialement des phases, des jalons et des besoins en ressources de haut niveau, puis de les détailler si nécessaire durant le déroulement du projet.

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Cette approche présente des avantages substantiels comparés à ceux d’une planification bottom-up, cette dernière imposant une gestion détaillée et complexe avant qu’elle ne soit effectivement nécessaire ou avant que l’information appropriée ne soit disponible pour une planification efficace. Dans Artemis 7, les investissements peuvent être décomposés en programmes et en projets, assignés à un ou plusieurs responsables, en fonction du niveau de complexité et des niveaux de contrôle nécessaires.

Les coûts des programmes, des projets ou des activités opérationnelles peuvent être consolidés pour ensuite être comparés aux budgets établis en top-down et aux prévisions détaillées. Pour les organisations qui souhaitent un niveau plus détaillé de planification, Artemis 7 propose au choix deux modes de planification au niveau tâche :

• Un éditeur de Planification Détaillée proposant une interface graphique élaborée avec une planification et une gestion des ressources en multi projets
• Une intégration bidirectionnelle avec Microsoft Project™

Grâce à l’une de ces deux interfaces utilisateurs, les chefs de projets peuvent, si nécessaire, affecter les membres de leurs équipes aux tâches et mettre à jour l’avancement des plannings. Ce niveau de détail est adapté au niveau requis afin que l’ensemble des parties prenantes collabore sur la réalisation des tâches et des livrables. Artemis 7 propose également des fonctionnalités de valorisation des ressources et de saisie des temps passés qui permettent de calculer automatiquement les coûts des projets et de les comparer avec les dépenses et les charges prévues.

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Les responsables de programmes peuvent aussi consolider et comparer les budgets en coûts et en ressources approuvés au niveau programme, avec les prévisions faites sur les projets qui les composent.

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Dans les environnements de prestations intellectuelles, l’affectation efficace des ressources aux équipes projets est une demande forte. Artemis 7 permet très simplement de désigner les membres des équipes projets grâce à un processus de recherche et d’affectation des ressources.

Demande et affectation des ressources Certaines entités de l’organisation peuvent utiliser un processus plus formel de demandes et d’affectations, impliquant les responsables de projets et de ressources. Dans Artemis 7, les chefs de projets expriment les types et quantités de ressources dont ils ont besoin, ce qui permet aux responsables de ressources de faire des propositions basées sur ces demandes d’affectations et de compétences. Grâce à des techniques graphiques innovantes, le processus d’allocation des ressources est plus rapide, et les ressources sont utilisées plus efficacement. Les responsables de ressources disposent de moyens de simulation sur l’utilisation de leurs équipes, qui les aident à optimiser leur productivité.

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Un espace personnel et un suivi d’activité pour les collaborateurs

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Artemis 7 propose un portail individuel pour les ressources afin de disposer d’informations sur leurs affectations projet ou hors projet. En plus de la gestion des tâches, des documents et des alertes, une fonctionnalité intégrée de saisie des temps passés garantit que les coûts des ressources sont calculés correctement. Les statuts des projets peuvent aussi être mis à jour, de même que les risques et incidents. L’équipe projet dispose également d’un forum de discussion.

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Afin d’améliorer la visibilité et accélérer les prises de décision, Artemis 7 dispose d’un ensemble complet de tableaux de bord et de vues dynamiques personnalisables individuellement et offrant des fonctions d’analyse et de restitution sur le pilotage du portefeuille, la mesure des bénéfices, l’utilisation des ressources, la gestion de projet. En plus des nombreux tableaux de bord et des indicateurs de performance en ligne, Artemis 7 intègre Microsoft Excel comme générateur de rapports, ce qui fait de ce tableur un composant des fonctions de reporting dynamique.

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Un nombre illimité de rapports peut être créé avec des modèles prédéfinis et intégré dans l’environnement de chaque utilisateur, tout en respectant les droits d’accès sécurisés. Artemis 7 facilite également l’utilisation d’autres logiciels d’aide à la décision, en fournissant l’accès à des tables de données prêtes à l’emploi qui peuvent être générées périodiquement. Artemis 7 peut s’intégrer dans n’importe quel portail grâce à des API standard, afin de fournir aux responsables un point unique de visibilité et de contrôle permettant de prendre des décisions mieux argumentées.

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Artemis 7 est une solution évolutive, qui permet l’intégration avec des systèmes existants et l’ajout de développements complémentaires. Des ‘Plug-ins’ personnalisés basés sur des événements et des API (Application Program Interfaces) peuvent également compléter les fonctions standard pour des intégrations et extensions plus complètes. De plus, Artemis 7 dispose d’un schéma d’import / export XML qui facilite le transfert de données. Gestion de configuration
Artemis 7 est une solution 100% Web totalement paramétrable, conçue pour fonctionner dans des environnements distribués. La sécurité basée sur les rôles fait que l’utilisateur dispose d’une interface intuitive et d’une navigation aisée, tout en assurant que chaque utilisateur n’a accès qu’à l’information appropriée à son rôle. Artemis 7 supporte la majorité des plateformes et des environnements standard. Conçu pour un déploiement global en multidevises, Artemis 7 supporte, y compris en DBCS, plusieurs langues parmi lesquelles : Anglais, Français, Allemand, Espagnol, Italien, Russe, Néerlandais, Japonais, Chinois, Coréen …

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Artemis 7 intègre des fonctions de collaboration afin que toutes les parties prenantes puissent conserver et partager l’information.

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La gestion intégrée de documents permet de lier directement documents et données aux investissements, projets ou tâches. De même, un forum de discussion propose un processus informel de suivi des commentaires. Les risques sont plus facilement gérés et contrôlés grâce à un registre partagé des risques et incidents. Les utilisateurs peuvent s’abonner à des documents particuliers et recevoir des alertes de mise à jour via leur messagerie ou le portail Artemis 7.

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Pour les organisations qui ont besoin d’un mécanisme automatisé de collecte, d’analyse et de suivi des demandes, le module de gestion des demandes d’Artemis 7 propose une solution entièrement paramétrable. Grâce à une fonctionnalité de modélisation graphique des workflows, les demandes multiples telles que les innovations sur les produits ou les demandes de travaux peuvent être définies et traitées par des revues et étapes d’approbation simples ou plus complexes, basées sur les rôles Ce module permet aux organisations de gérer l’ensemble du cycle de vie de tout type de demande et d’optimiser leur prise en compte en fonction des objectifs stratégiques et des priorités. Ainsi, des idées peuvent être traduites rapidement en lancement de nouveaux produits, ou encore des demandes de travaux peuvent être intégrées dans des projets existants ou générer de nouvelles propositions d’investissements. Le module de gestion des demandes peut être déployé en autonome ou intégré avec les fonctionnalités de pilotage du portefeuille d’Artemis 7. La fonction de modélisation graphique des workflows est compatible avec les standards tels que ceux du Business Process Management Initiative (BPMI) ou de l’Object Management Group (OMG).

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